Isikuandmete töötlemine

Isikuandmete töötlemine Paide Gümnaasiumis

Paide Gümnaasiumi kui Haridus- ja Teadusministeeriumi allasutuse tegevus on avalik. Isikuandmeid töötleme õigusaktidest tulenevate ülesannete täitmiseks. Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Paide Gümnaasiumis (edaspidi gümnaasium) ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel.

Alljärgnev teave ei hõlma:

• juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustusega;
• isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele Paide Gümnaasiumi veebilehel viidatakse, kuid mida ei halda gümnaasium. 

Õpilaste andmete töötlemine

Töötleme õpilaste isikuandmeid ulatuses, mis on vajalikud haridusteenuse osutamiseks ja õppetöö korraldamisega seotud ülesannete täitmiseks ning seadusega lubatud ulatuses. Õpilastega seotud dokumentatsioonile on seatud juurdepääsupiirang ning andmed ei kuulu avaldamisele kolmandatele isikutele. Dokumente väljastatakse ainult asutustele ja isikutele, kellel on teabele otsene seadusest tulenev õigus. Kui soovime kajastada õpilaste kohta õppetöö-alaseid tegemisi iseloomustavaid tekste (tunnustused, saavutused), pilte või videosid kooli veebilehel või sotsiaalmeediakanalites (Facebook, Instagram), küsime kuni 18 aastase õpilase vanema või seadusliku esindaja kirjalikku nõusolekut.

Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus

Paide Gümnaasiumi tegevus on avalik, töö käigus jõuab gümnaasiumi ka isikuandmeid kirjavahetuse kaudu. See on võimalik ka siis, kui isik on mõne menetluse osapool. Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb kolmandalt isikult järelepärimisi teha, avaldatakse isikuandmeid minimaalses, hädavajalikus mahus.
Kirjavahetus on nähtav avalikus dokumendiregistris, kui dokumendile pole seatud juurdepääsupiirangut. Dokumendiga, mis ei ole avalikus vaates nähtav, kuid mis on juurdepääsupiiranguta, on võimalik tutvuda teabenõude esitamisel.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldjuhul juurdepääsupiiranguga. Avalikus dokumendiregistris on näha kirja saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi. Kui soovitakse juurdepääsupiiranguga kirjavahetusega tutvuda ja esitatakse selleks teabenõude, vaadatakse koolis kirja sisu üle ja otsustatakse, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta alles isiklikke kontaktandmeid, nagu e-posti aadress, postiaadress või telefoninumber (välja arvatud juhul, kui kirjavahetus puudutab juriidilise isiku või asutuse esindajat). Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduses.

Juurdepääsupiiranguga dokumente väljastatakse ainult neile asutustele ja isikutele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid küsida (kohtueelne menetleja või kohus). Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduses.

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitab gümnaasium viis aastat. Tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

Viited:

• Avaliku teabe seadus
• Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus 

Õigus enda andmetega tutvuda.

Seoses andmete töötlemisega on õigus:

1. saada teavet, milliseid isikuandmeid on kool teie kohta kogunud ja kuidas neid töödeldakse. Teabe saamiseks tuleb koolile esitada allkirjastatud taotlus;
2. nõuda oma andmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad;
3. nõuda oma andmete kustutamist või piiramist, kui isikuandmete töötlemiseks ei ole  õiguslikku alust;
4. pöörduda oma õiguste kaitsmiseks Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

Kandideerimine vabale ametikohale Paide Gümnaasiumis

Värbamisprotsessis lähtub gümnaasium järgnevatest põhimõtetest:

• Kandidaatide hindamisel võtab gümnaasium aluseks isiku enda avaldutud info ning vajadusel võib koguda kandidaadi kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused ning vastuväited;

• Paide Gümnaasium eeldab, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et gümnaasium nende poole teabe saamiseks pöördub. Kui kandidaat ei osutu valituks, säilitatakse tema andmeid üks aasta, seejärel tehakse seda vaid kandidaadi kirjalikul nõusolekul;

• Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. 

Paide Gümnaasiumi veebilehe külastamine

Veebilehe külastamisel on külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed alljärgnevad:

• kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadress (IP-aadress);
• arvuti veebilehitseja, operatsioonisüsteemi tarkvaraversioon ja ekraani resolutsioon;
• külastusaeg ja külastuse kestus (kellaaeg, kuupäev, aasta);
• keele valik (eesti või inglise).

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta.

Paide Gümnaasiumi veebileht kasutab püsivaid ja seansiküpsiseid selleks, et pakkuda paremat kasutajakogemust ja veebilehe arendamiseks või pakume täiendavat sisu. Küpsised võivad olla loodud ka erinevate väliste teenusepakkujate poolt, kelle abil täiustame oma veebilehte (näiteks Facebook või Google). Kasutajad loetakse küpsistega nõustunuks, kui veebilehitseja seadistustes on lubatud küpsised. Kui nendega ei nõustuta, siis võivad mõned veebilehe funktsioonid olla piiratud.

Sotsiaalmeedia kanalite (Facebook, Instagram) kasutamine
Gümnaasiumi sotsiaalmeedia kanalid on seadistatud järgnevalt:
● lehekülg on avalik;
● töökeeleks on eesti keel;
● kooliga on võimalik sotsiaalmeedia kanalite vahendusel privaatselt ühendust võtta;
● kõigil on võimalik viidata kooli sotsiaalmeedia leheküljele ja selle avalikule sisule (tag’imine).

Facebooki kogutud kasutusstatistika saadakse anonüümsel kujul (täpsem info Facebooki andmepoliitikast ja küpsiseid puudutavatest eeskirjadest).

Andmete säilitamine

Andmeid säilitame dokumendi säilitustähtaja möödumiseni; kuni seda on vaja seadusest tuleneva ülesande täitmiseks või seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni.

Arhiiviväärtuseta andmeid töödeldakse säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed antakse säilitamiseks üle avalikku arhiivi ning üle antud andmete töötlemine lõpetatakse.

Seoses enda andmete töötlemisega on Teil õigus:

• saada teavet, milliseid isikuandmeid on gümnaasium teie kohta kogunud ning mil viisil neid töödeldakse. Teabe saamiseks tuleb koolile esitada allkirjastatud taotlus;
  ● nõuda oma andmete parandamist, kui need on muutunud või ebakorrektsed;
  ● nõuda oma andmete kustutamist või piiramist, kui isikuandmete töötlemiseks ei ole õiguslikku alust;
  ● pöörduda oma õiguste kaitsmiseks Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

  Muu info

  Gümnaasium ei müü ega rendi isiklikke andmeid kolmandatele osapooltele (va juhul, kui seda nõuavad seadused või kui seda on vaja õppe- ja kasvatustöö läbiviimiseks).

Kontakt: Ene Taurus, ene.taurus@paide.edu.ee